La pregunta clave que has de realizar al comienzo de una reunión de trabajo
A lo largo de los años se ha filosofado mucho con el concepto «reunión eficiente» y desde muy diversos ángulos. El número de asistentes, la duración «ideal», los mejores horarios o días de la semana para convocar…
Si estás aquí, has leído de todo y desde todas las perspectivas posibles, menos una: la pregunta clave que casi todos los convocantes habituales de reuniones se olvidan de realizar y, por ello, sus reuniones dejan a los participantes con una sensación de haber entregado su tiempo a un encuentro innecesario.
En los primeros minutos, el organizador o el asistente designado, si así se indica en su rol, ha de ser capaz de responder a cómo esa reunión va a marcar la diferencia en un tema, es decir, qué se obtendrá al cerrar la reunión que no se tiene antes de que la reunión tenga lugar.
Esto podría materializarse de un modo tan sencillo como dedicar los primeros minutos a responder a la pregunta: «¿cuál es el objetivo de esta reunión?». O, mucho mejor y de forma más concreta, a la pregunta: «al final de esta reunión, ¿qué queremos haber obtenido que no tenemos ahora?».
Puedes incorporar la respuesta a estas preguntas en una frase de agradecimiento inicial que sustituya a las habituales «gracias por vuestro tiempo», «gracias por dedicarme unos minutos» o «disculpad la convocatoria de último minuto» (que enfocan la atención en el lugar inadecuado):
- «gracias por participar en esta reunión necesaria para…» (presupones que hay una necesidad y centras la atención en esta).
Permítete adaptarlo para que funcione para ti y, con este sencillo ejercicio, que puedes poner en práctica desde el momento en el que estás pensando en llevar a cabo una reunión (si la pregunta no compete, no es un tema que requiera reuniros), tus reuniones generarán el movimiento necesario que os permita sentir que estáis haciendo un uso eficaz de vuestro tiempo.
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